PR DEPOK - Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi tips bagi para HR untuk mengantisipasi masalah pengelolaan absen karyawan selama WFH.
Pandemi covid-19 yang meluas dan implementasi PSBB di beberapa daerah di Indonesia, membuat banyak perusahaan sudah menerapkan work from home (WFH) atau bekerja dari rumah. Kebijakan ini diambil tentunya untuk mengedepankan kesehatan karyawan, tetapi di sisi lain butuh kesiapan matang dari karyawan dan perusahaan terkait kebijakan ini. Teknologi menjadi salah satu penopang berjalannya operasional bisnis di masa pandemi ini.
Salah satu hal krusial saat menerapkan WFH adalah sulitnya melakukan monitor pada kehadiran karyawan. Absen karyawan sendiri sebagai acuan kehadiran karyawan telah berevolusi dari waktu ke waktu.
Beberapa karyawan yang saat ini masih aktif bekerja, mungkin pernah merasakan absen karyawan menggunakan mesin kartu manual hingga fingerprint yang mayoritas menjadi andalan saat ini. Namun di masa ini, absen karyawan manual seperti fingerprint menjadi tidak relevan dikarenakan karyawan bekerja dari rumah dan HR tidak memiliki basis data untuk melakukan penghitungan gaji.
Baca Juga: Mengenal Lebih Dekat Absensi Mobile, Intip Manfaat serta Perbedaannya dengan yang Konvensional
Banyak perusahaan kemudian menerapkan sistem absen karyawan melalui WA atau aplikasi pesan lainnya di grup kantor dimana proses tersebut kurang praktis dan HR masih melakukan rekapan secara manual.
Dari permasalahan inilah, aplikasi presensi online kemudian menjadi solusi praktis dan tepat bagi HR untuk mengelola kehadiran karyawan sekaligus melakukan penghitungan gaji di masa pandemi. Salah satunya dengan penerapan absen karyawan online sebagai tolak ukur kehadiran karyawan.
Perusahaan dan karyawan dapat merasakan sendiri kemudahan absen karyawan secara online dan automasi rekap data sebagai dasar penghitungan gaji yang dihadirkan di aplikasi HRIS, seperti Talenta. Sehingga bisa diprediksikan absen karyawan online akan menjadi tren meskipun pandemi berakhir.
Mekari, sebagai perusahaan Software as a Service (SaaS) melalui salah satu produknya, Talenta, software HRIS & payroll berbasis cloud, berbagi tips bagi para HR untuk mengantisipasi masalah pengelolaan absen karyawan selama WFH berikut ini:
1. Buat Jadwal dan Pastikan Karyawan Absen
Tentukan goals bagi karyawan dan buatlah worksheet yang bisa menjadi acuan HR dalam mengevaluasi produktivitas karyawan di masa WFH. Buat jadwal pasti bagi karyawan untuk mengisi worksheet tersebut untuk mendorong komitmen dan tanggung jawab atas pekerjaan.
Selain itu, pastikan karyawan selalu melakukan absen karyawan setiap harinya. Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur Live Attendance bisa jadi pilihan HR untuk mengelola kehadiran karyawan dengan mudah dimana karyawan bisa Clock in/ Clock Out menggunakan selfie dan terhubung dengan GPS. Sehingga tim HR bisa memastikan karyawan benar bekerja dari rumah.
2. Terapkan Jam Kerja Fleksibel
Sistem bekerja dari rumah akan sangat dipengaruhi oleh latar belakang tiap karyawan. Penetapan jam kerja yang fleksibel bisa menjadi solusi bagi karyawan untuk menentukan sendiri jam kerja yang sesuai dengan kebutuhan mereka.
Hal ini tentunya harusndiimbangi dengan peraturan yang mempertahankan kedisiplinan atau produktivitas kerja. Contohnya menerapkan total jam kerja mencapai 8 jam per hari sesuai yang ditetapkan UU Ketenagakerjaan.
3. Berlakukan Sistem Shift
Jika masih ada karyawan yang harus melakukan kegiatan operasional atau datang ke tempat bekerja, terapkanlah sistem shift atau berganti jadwal untuk menghindari penularan virus Covid - 19. Pastikan HR memberikan surat izin bekerja dan karyawan secara disiplin bekerja dalam jangka waktu tertentu yang sudah ditetapkan perusahaan serta segera kembali ke rumah setelah jadwal selesai.
4. Rekap Laporan Kehadiran Karyawan
Di masa pandemi ini, rekap laporan karyawan akan menjadi tantangan sendiri bagi HR jika kasih menggunakan mesin fingerprint atau time cards. Dengan bantuan teknologi seperti Talenta, HR tidak perlu repot datang ke kantor di masa penghitungan gaji demi menarik data absen karyawan.
Fitur unggulan Live Attendance memungkinkan karyawan melakukan Clock In/Out langsung dari handphone. Data absen karyawan tersebut kemudian direkam secara otomatis dan laporannya dapat langsung diakses oleh HR.
5. Hitung Gaji Karyawan Sesuai Absen karyawan
Rekap kehadiran karyawan merupakan data acuan bagi HR terkait penghitungan gaji karyawan. Jika dikerjakan secara manual di masa pandemi ini, tentunya akan mempersulit proses kerja HR dan berpotensi mempengaruhi keterlambatan dalam pembayaran gaji karyawan.
Talenta by Mekari merupakan aplikasi presensi online yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan di banyak lokasi. Anda hanya perlu mendaftar berlangganan, unduh aplikasinya di Google Play atau App Store, lalu tinggal dipakai. Aplikasi bisa digunakan di smartphone Android maupun iOS.
Aplikasi HRIS seperti Talenta yang memiliki fitur payroll akan sangat membantu HR mempersingkat proses kerja karena telah terintegrasi dengan fitur absen karyawan. Penyesuaian kehadiran karyawan terhadap gaji per bulan sudah otomatis dikalkulasikan. HR tak perlu lagi menghitung gaji karyawan yang melakukan cuti sakit, cuti tahunan, atau alpha secara manual lagi.
Tak hanya itu, fitur Payroll di Talenta juga bisa menghitung THR, baik full ataupun pro rata, dan juga reimbursement atau klaim yang dilakukan oleh pegawai. Jika Anda juga mengaktifkan fitur Payroll Disbursement, maka pembayaran payroll juga bisa dilakukan dalam satu aplikasi Talenta.
Selain itu, Talenta juga merupakan salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absen karyawan, dan performance appraisal.
Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.
Kelebihan Talenta by Mekari:
1. Fitur yang Disajikan Sangat Berlimpah
Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya :
- Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
- Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
- Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
- Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.
2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci
Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.
Baca Juga: Pemprov Jawa Barat Beri Penjelasan Terkait Masjid Al Jabbar yang Ditutup Sementara
3. Tim Support yang Efektif dan Responsive
Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.
Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.
Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.
Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Anda bisa lihat website resminya di https://www.talenta.co/ dan pilihlah produk serta layanan mana yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.
Bagaimana Cara Menggunakan Aplikasi Presensi Online Digital?
Aplikasi presensi online digital sangat mudah untuk digunakan. Masing-masing provider penyedia aplikasi presensi online digital tentu akan menyediakan cara penggunaan yang berbeda-beda. Meskipun demikian, secara garis besar aplikasi presensi online tersebut menyediakan prosedur penggunaan yang hampir sama. ***